La posta elettronica certificata è un sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione e garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.
La PEC (Posta Elettronica Certificata) ha numerosi vantaggi tra cui:
- il fatto che il messaggio non può essere alterato durante la trasmissione,
- garantisce al mittente la certezza dell'avvenuto recapito delle e-mail,
- garantisce il destinatario da eventuali contestazioni in merito ad eventuali messaggi non ricevuti e dei quali il mittente sostiene l'avvenuto l'invio,
- garantisce in modo inequivocabile l'attestazione della data di consegna e di ricezione del messaggio e conserva la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario,
- nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte venga conservata per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi (che si interpongono tra il mittente e il destinatario di posta): tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.
N.B. L'invio da una casella di posta certificata (PEC) verso una casella di posta semplice equivale ad una raccomandata semplice, mentre l'invio da una casella di posta certificata verso un'altra casella di posta certificata equivale ad una raccomandata AR.
È importante sottolineare che la posta elettronica certificata offre la garanzia della consegna del messaggio e non della sua lettura da parte del destinatario. In altre parole nulla è detto sul fatto che il destinatario abbia letto o meno il messaggio PEC, ma si hanno garanzie sull’avvenuto recapito. Il che, in termini legali, equivale alla raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con in più la prova certa del contenuto.
Riassumendo quindi nel circuito PEC vengono rilasciate tre ricevute ai fini della certificazione del messaggio di posta elettronica certificata:
- Di accettazione, che attesta l'avvenuto invio della mail dal gestore di posta elettronica certificata del mittente.
- Di presa in carico, che attesta il passaggio di responsabilità tra due distinti gestori di posta certificata, mittente e destinatario. Questa ricevuta viene scambiata tra i due gestori e non viene percepita dagli utilizzatori del servizio.
- Di avvenuta consegna, che attesta che il messaggio è giunto a buon fine e che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella (anche se non ha ancora ricevuto il messaggio).
In caso di situazione negativa esistono inoltre tre tipi di avvisi rilasciati dal sistema PEC:
- Di non accettazione (per virus o utilizzo di un mittente falso o utilizzo di destinatari in copia nascosta, vietati dalla PEC, o altri problemi).
- Di mancata consegna, che sarà inviata al mittente entro 24 ore.
- Di rilevazione di virus informatici.
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni, ma il suo utilizzo si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori specie per:
•Invio di ordini, contratti, fatture
•Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
•Inoltro di circolari e direttive
•Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)
•Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.